Odpowiednie zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie podczas pracy zdalnej. Nie jest to łatwe zadanie, ale wszystkiego można się nauczyć. Jak skutecznie zarządzać swoim czasem i wywiązywać się z terminów?
Niełatwe zmiany dla pracowników
Jeszcze do niedawna cykl pracy i odpoczynku regulowało dosyć dobrze codzienne wychodzenie do pracy i powrót z niej. Dzisiaj rzeczywistość wielu pracowników jest dużo bardziej skomplikowana, zwłaszcza gdy są oni jeszcze rodzicami. Jak powinno wyglądać skuteczne zarządzanie czasem podczas pracy zdalnej? Aby praca przebiegała przynajmniej na zbliżonych zasadach jak podczas normalnego trybu, warto zadbać o to, by nasze rytuały były podobne do tych, kiedy nie wiedzieliśmy, co to jest lockdown. Nie chodzi oczywiście o ubieraniu garsonek i garniturów i pracę zdalną w pełnym makijażu i nienagannej fryzurze, ale o nieco większe zaangażowanie we własne przygotowanie do pracy niż nałożenie na piżamę szlafroku.
Praca w dresie może i bywa łatwiejsza, ale na pewno nie działa pozytywnie na nasze nastawienie do niej. Tak samo jest z uczniami, którzy uczą się zdalnie. Na pewno jako rodzice nie chcemy, by cały dzień spędzili w łóżku z laptopem. Sami powinniśmy dawać dobry przykład – to prawidłowe podejście dla naszego zdrowia psychicznego. Podczas niełatwej pracy zdalnej pojawiają się też trudne pytania: czy możliwe jest godzenie pracy z wychowaniem dziecka tak, by nie zaniedbywać swoich obowiązków? Co robić, gdy mamy zbyt mało czasu dla dziecka? Tutaj najważniejsze jest planowanie.
Skuteczne planowanie – macierz Eisenhowera
W planowaniu swoich zajęć zawodowych i prywatnych warto sięgnąć po macierz Eisenhowera. Dzięki niej łatwo możemy nadać swoim różnym zadaniom odpowiednie priorytety. Musimy tu podzielić nasze obowiązki na ważne, nieważne, pilne i niepilne w taki sposób, że jedno zadanie może być jednocześnie:
- ważne i pilne,
- ważne i niepilne,
- nieważne i pilne,
- nieważne i niepilne.
Najlepiej jest wykorzystać do tego kartkę papieru, podzieloną na cztery ćwiartki. Sprawami ważnymi i pilnymi będzie wszystko, co wykonać musimy „na już”. Są to sprawy nagłe, problemowe i takie, których termin był wcześniej ustalony (wizyta u lekarza, wideokonferencja z szefem). Spraw ważnych i pilnych nie możemy przekładać, musimy je wykonać od razu. Sprawami ważnymi i niepilnymi będzie wszystko, co można przełożyć na inny termin (kontrola u stomatologa – jest ważna, ale nie stanie się raczej nic złego, jeśli przełożymy ją o kilka dni). Tutaj warto pamiętać, że przełożenie terminu skutkuje tym, że określone zadanie w końcu stanie się ważne i pilne.
Sprawy nieważne i pilne będą takie, które możesz delegować innym osobom lub ich nie wykonywać (rozwiązywanie problemów innych osób czy oglądanie serialu o określonej godzinie). Sprawy nieważne i niepilne są wszelkiego rodzaju złodziejami czasu – bezmyślne surfowanie po internecie czy oglądanie całego sezonu serialu w ciągu jednego dnia. Nadając wagę swoim zadaniom, możemy łatwo się zorientować, których możemy nie wykonywać. Rezygnacja z zadań najmniej ważnych da nam całkiem sporo czasu na wywiązanie się terminowo wszystkich swoich obowiązków. Zarządzanie czasem podczas pracy zdalnej jest kluczowe.
Podział na pracę i odpoczynek
Praca zdalna powinna maksymalnie przypominać pracę z normalnym trybie. Jeżeli zaczynaliśmy ją od porannej kawy – róbmy tak samo. Jeżeli robiliśmy sobie przerwę o określonej porze – nie ma powodu, żeby z niej rezygnować. Warto pamiętać, że zasada niewynoszenia pracy do domu musi się zadziać także tutaj. Jeżeli pracujemy od 8 do 16, to po godzinie 16 nie ma już opcji na wykonywanie zadań zawodowych. Warto jasno ustalić takie granice z pracodawcą. W pracy zdalnej aż kusi, by wykorzystać ten czas na ogarnięcie spraw domowych. Warto jednak pamiętać, że nie chodzi tutaj o sprzątanie mieszkania i gotowanie obiadu. Jeżeli już musimy coś zrobić w mieszkaniu, postarajmy się, by nie trwało to zbyt długo. Potraktujmy czas pracy zdalnej jak czas pracy w normalnym trybie. Nasza umowa o pracę przecież nie uległa zmianie, zmieniły się tylko okoliczności jej wykonywania.
Jak zyskać na czasie?
Wielu tłumaczy swoje zaangażowanie w wykonywanie obowiązków domowych podczas pracy zdalnej brakiem czasu. Skuteczne zarządzanie czasem podczas pracy zdalnej jest możliwe, wystarczy się trochę postarać. Planowanie mogą ułatwiać nam także wirtualne notesy i różne aplikacje.Warto wykorzystać takie ułatwienia nie tylko w aspekcie planowania zadań – aplikacje umożliwiające zarządzanie domowym budżetem pomogą nam w zaplanowaniu wydatków, a zakupowe przyspieszą i ułatwią nasze zakupy przez internet. To wszystko pozwoli nam na lepszą organizację pracy w domu i zminimalizuje nasz stres. Jeżeli jednak wiemy, że nie radzimy sobie dobrze w pracy zdalnej, warto ustalić z szefem zmianę na zwykły tryb – pandemia a praca stacjonarna – to zestawienie nadal jest możliwe.
